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Por Dianna Booher

 

Ter clareza em suas mensagens evita tempo gasto com excesso de e-mails ou ligações e evita mal-entendidos que podem até romper relações.

 

Depois de receber o sétimo e-mail sobre uma mesma situação – bastante simples de se resolver – fiquei pensando em quão frustrante são as falhas de comunicação. Muitas vezes, por um mal-entendido de uma das partes, a situação pode ser desgastante a ponto de romper relacionamentos. Ou ao menos de suspender a comunicação até que alguém entenda suas causas e curas. Por isso fiz essa lista dos erros mais comuns e que você pode facilmente evitar para se comunicar melhor:

  1. Você está dando muita informação

Você vai entender a confusão que resulta de excesso de informação caso já tenha recebido instruções de direção de alguém que faz isso do mesmo jeito que meu marido. “Ok, você estará na rodovia Interestadual 610 indo para o sul. Basta ficar na faixa da esquerda, depois de ver o shopping à direita, perto do centro de conferências. Pegue a próxima saída. Você verá um Burger King à frente, mas precisará sair cerca de 800 metros antes desse ponto. O prédio estará bem na esquina.”

Explicações ou apresentações que com informação demais confundem em vez de esclarecer. A reclamação número um dos executivos mencionam que enviam pessoas para treinar apresentações com a gente é a seguinte: “Frequentemente, ele/ela fica deprimido com muitas coisas para lidar.” Quem não fica? Para mudar isso, sintetize a mensagem.

 

  1. Você está dando pouca informação

Pouca informação também leva a confusões. Mesmo fazendo uma solicitação simples ou passando informações não técnicas, dar poucos detalhes deixa os outros com duas más escolhas. Eles precisam “ler nas entrelinhas” ou pedir informações adicionais, vez criando mais trocas de e-mail, mensagens ou novos telefonemas. E gastando tempo das duas partes para que o trabalho seja feito.

Para encontrar o equilíbrio entre muita ou pouca informação, tenha estas questões em mente: Quem? O quê? Onde? Quando? Por quê? Como? Responda tudo isso em sua comunicação e adicione apenas os detalhes relevantes.

 

  1. Não espere que o leitor use a mesma entonação de voz que está em sua mente

Para mostrar como a entonação da voz altera o significado do que você diz, flexione sua voz em cada palavra em itálico enquanto lê as variações desta frase.

John disse ao seu chefe que Lisa havia rescindido o contrato, mas ficou com o dinheiro do bônus.

Como a entonação de voz faz estragos no cotidiano? Quando você escreve um e-mail, uma mensagem ou qualquer outro documento, você normalmente se ouve “falando” as palavras que escreve. O problema é que na maior parte das vezes essa entonação fica clara na palavra escrita. A cura? Tente deixar as emoções de fora e colocar ali a informação mais pura possível.

 

  1. Resuma o assunto logo no início

Vamos encarar: muitas pessoas começam a falar ou a escrever  antes, e descobrem o que querem dizer depois. Ou seja, elas divagam em voz alta o que quer que venha à sua mente. Então elas vão embora (ou terminam o e-mail ou texto) e deixam para o ouvinte ou leitor tirar uma conclusão.

Pense primeiro. E só depois escreva ou fale. Ou se você tiver que ir falando ou escrevendo enquanto pensa como um processo interno de brainstorming, depois de chegar a uma conclusão e descobrir seu ponto de vista, resuma. Se você estiver enviando e-mails ou mensagens de texto, volte e insira esse resumo lá no começo. A outra pessoa seguirá seu ponto de vista com muito mais facilidade se você começar com uma visão geral antes de entrar nos detalhes.

 

  1. Preste muito atenção à gramática

A falta ou a má colocação de uma vírgula podem alterar totalmente o significado de uma frase. Passei grande parte do meu início de carreira ensinando redação comercial para advogados e engenheiros e, durante esses programas, os participantes me trouxeram centenas de frases com significados confusos por conta de uma vírgula fora do lugar. O problema é que cometer erros gramaticais é como ter mau hálito: nem mesmo seus melhores amigos vão lhe contar. Por isso fique atento para manter seus canais de comunicação em ordem (Forbes, 3/2/22)